Ако управлявате регистрирана по ДДС фирма, всеки месец ви чака една и съща задача — да подготвите справка-декларацията по ДДС за НАП заедно с дневника на продажбите и дневника на покупките. Коректните ДДС дневници означават правилно начислен данък, признат данъчен кредит и никакви санкции. В това ръководство ще видите какво съдържа справка-декларацията, как се съставят дневниците стъпка по стъпка и как да си спестите голяма част от ръчната работа.
Какво представлява справка-декларацията по ДДС
Справка-декларацията по ЗДДС е месечният отчет, с който декларирате пред НАП начисления от вас данък по продажбите и данъчния кредит, който имате право да приспаднете по покупките. Разликата между двете определя резултата за периода — ДДС за внасяне или ДДС за възстановяване.
Декларацията се придружава задължително от два регистъра:
- Дневник на продажбите — всички издадени фактури, дебитни и кредитни известия и протоколи за самоначисляване.
- Дневник на покупките — всички получени документи, по които претендирате данъчен кредит.
При вътреобщностни доставки към фирми в ЕС се подава и VIES декларация.
Данъчен период и срокове
Данъчният период по ДДС е календарният месец. Справка-декларацията и дневниците се подават до 14-о число на месеца, следващ периода — например декларацията за март се подава до 14 април. Ако имате данък за внасяне, той се превежда в същия срок.
Подаването е изцяло електронно — през портала на НАП с персонален идентификационен код (ПИК) или квалифициран електронен подпис (КЕП). Дневниците се подават като структурирани файлове в утвърдения от НАП формат.
Стъпка по стъпка: как да подготвите ДДС декларацията
1. Съберете всички документи за периода
Издадени фактури, получени фактури от доставчици, известия и протоколи. Всеки документ трябва да е с дата в рамките на данъчния период. Тук се крие първата типична грешка — фактури, които „закъсняват" и се завеждат в грешен месец.
2. Проверете реквизитите на всяка фактура
Всяка данъчна фактура трябва да съдържа задължителните реквизити по чл. 114 от ЗДДС: номер и дата, данни за доставчика и получателя, ДДС номер, данъчна основа, ставка и размер на данъка. Липсващ или сгрешен реквизит по входяща фактура може да ви лиши от право на данъчен кредит.
3. Съставете дневника на продажбите
Впишете всички издадени документи с данъчна основа и начислен ДДС по колони според вида на доставката — облагаема с 20%, с намалена ставка, вътреобщностна доставка, освободена доставка или доставка извън обхвата на закона.
4. Съставете дневника на покупките
Отразете получените документи, като разделите покупките с право на пълен данъчен кредит, с право на частичен кредит и без право на кредит. Точното класифициране тук пряко влияе върху размера на данъка, който ще приспаднете.
5. Изчислете резултата за периода
Начисленият ДДС по продажбите минус данъчният кредит по покупките дава резултата: сума за внасяне или за възстановяване. Тази стойност се пренася в справка-декларацията.
6. Подайте в НАП и внесете данъка
Качете справка-декларацията и файловете с дневниците през портала на НАП и, ако дължите данък, го внесете до 14-о число.
Чести грешки при ДДС декларациите
- Завеждане на фактура в грешен данъчен период.
- Претендиране на данъчен кредит по документ без задължителните реквизити.
- Пропуснато самоначисляване на ДДС при получени услуги от чужбина (обратно начисляване).
- Ръчни грешки при пренасяне на суми между дневника и декларацията.
- Забравена VIES декларация при вътреобщностни доставки.
Повечето от тези грешки идват от разпокъсани данни — фактури в един файл, разходи в друг, изчисления в трети. Точно тук помага единната система.
Как Finsense улеснява ДДС отчетността
Когато издавате фактури и завеждате разходи на едно място, дневниците се попълват сами. Finsense съставя дневника на продажбите и дневника на покупките от вашите документи, изчислява резултата за периода и подготвя експорт в НАП формат, който след това подавате през портала на НАП. Finsense не подава декларацията вместо вас и не се свързва автоматично с НАП — крайният контрол остава при вас и вашия счетоводител.
Тъй като издаването на фактури с ДДС и завеждането на входящите документи стават в същата система, всяка продажба и покупка попада автоматично в правилния дневник и в правилния период. Това премахва ръчното пренасяне на суми и повечето типични грешки.
Обратно начисляване и специфични случаи
Не всяка сделка минава по стандартната схема „начисляваш 20% ДДС". Има случаи, в които данъкът се самоначислява от получателя — така нареченото обратно начисляване. Най-честите примери за българска фирма са:
- Получени услуги от доставчик, установен в друга държава от ЕС или извън него.
- Вътреобщностно придобиване на стоки от фирма в ЕС.
- Определени доставки на стоки и услуги в страната, за които законът предвижда обратно начисляване (например отпадъци).
В тези случаи издавате протокол по чл. 117 от ЗДДС, с който сами начислявате данъка, и го отразявате едновременно в дневника на продажбите и в дневника на покупките. Пропуснатото самоначисляване е сред най-скъпите грешки при данъчна проверка.
VIES декларация при търговия в ЕС
Ако извършвате вътреобщностни доставки на стоки или услуги към регистрирани по ДДС фирми в ЕС, освен дневниците и справка-декларацията подавате и VIES декларация за същия период. В нея се обобщават доставките по контрагенти с техните валидни ДДС номера. Затова е важно да проверявате валидността на ДДС номера на европейските си клиенти още при издаването на фактурата.
Често задавани въпроси
До кога се подава справка-декларацията по ДДС?
До 14-о число на месеца, следващ данъчния период. Ако имате данък за внасяне, той се превежда в същия срок.
Задължителни ли са дневниците за продажби и покупки?
Да. Справка-декларацията се подава заедно с двата дневника като структурирани файлове в утвърдения от НАП формат.
Подава ли Finsense декларацията към НАП автоматично?
Не. Finsense подготвя дневниците и справка-декларацията и ги експортира в НАП формат. Подаването през портала на НАП правите вие или счетоводителят ви.
Какво става, ако пропусна срока?
Закъснялото подаване и невнесеният в срок данък водят до лихви и глоби. Затова е важно да следите крайния срок всеки месец.
Поемете контрол над ДДС отчетността
Спрете да губите часове в ръчно съставяне на дневници. Вижте как работят ДДС и НАП справките в Finsense и тествайте 14 дни безплатно — без обвързване, с достъп до пълната функционалност.
