Проформа фактурата е един от най-често неразбираните документи в българския бизнес. Мнозина я издават и получават всеки ден, без да са сигурни каква е разликата между проформа фактура и истинската данъчна фактура. А разликата е съществена — тя определя кога възниква задължение за ДДС, кога имате право на данъчен кредит и какво реално дължи клиентът. В тази статия ще изясним всичко.
Какво е проформа фактура
Проформа фактурата е предварителен документ — по същество оферта или искане за плащане. С нея съобщавате на клиента какво предлагате, в какво количество и на каква цена, преди да е извършена доставката. Тя често служи като основание за авансово плащане.
Ключовото: проформа фактурата НЕ е данъчен документ по смисъла на ЗДДС и Закона за счетоводството. Това означава, че тя:
- не поражда задължение за начисляване на ДДС;
- не се вписва в дневника на продажбите или покупките;
- не дава на получателя право на данъчен кредит;
- не се осчетоводява като приход или разход.
Именно затова върху проформата обикновено се изписва изрично „Проформа" — за да не бъде объркана с данъчна фактура.
Какво е (данъчна) фактура
Данъчната фактура е официалният счетоводен и данъчен документ, който удостоверява извършена доставка на стока или услуга. Тя се издава при настъпване на данъчното събитие — тоест при доставката — или при получаване на авансово плащане, като срокът за издаване е до 5 дни от съответното събитие.
Фактурата съдържа задължителните реквизити по чл. 114 от ЗДДС, начислява ДДС, вписва се в дневниците и дава на получателя право на данъчен кредит, ако са изпълнени условията на закона.
Разлики между проформа и фактура
- Правна тежест — проформата е предложение; фактурата е официален данъчен документ.
- ДДС — проформата не начислява данък; фактурата поражда задължение за ДДС.
- Данъчен кредит — по проформа не се ползва; по фактура се ползва при изпълнени условия.
- Осчетоводяване — проформата не се завежда; фактурата се вписва в дневниците.
- Номерация — проформите обикновено имат отделна номерация от данъчните фактури.
- Плащане — проформата служи за искане на аванс; фактурата удостоверява вече дължима сума.
ДДС при проформа фактурата
Тъй като проформата не е данъчен документ, самото ѝ издаване не поражда никакви ДДС задължения. Данъкът става изискуем едва при данъчното събитие или при реалното получаване на авансовото плащане. В момента, в който клиентът плати аванса по проформата, вие сте длъжни да издадете данъчна фактура за аванса в 5-дневен срок — и точно тя влиза в дневника на продажбите.
Обратната ситуация важи за получателя: докато държите само проформа, нямате право на данъчен кредит. Правото възниква едва след като получите редовна данъчна фактура.
Кога да издадете проформа и кога фактура
- Издайте проформа, когато искате аванс, изпращате оферта или клиентът се нуждае от документ, за да задвижи плащане.
- Издайте фактура, когато доставката е извършена или сте получили авансово плащане — в рамките на законовия срок.
Типичният цикъл в търговията изглежда така: проформа → авансово плащане → данъчна фактура за аванса → доставка → окончателна фактура за остатъка.
Как да превърнете проформа във фактура във Finsense
Ръчното пренаписване на проформа в данъчна фактура е бавно и създава грешки. Във модула за фактуриране на Finsense можете да издадете проформа и след получаване на плащането да я превърнете в редовна данъчна фактура с едно действие — всички редове, количества и цени се пренасят автоматично, а системата ѝ дава коректен номер от поредицата за данъчни фактури.
Оттам нататък фактурата влиза автоматично в отчетността ви, а при подготовката на ДДС дневниците за НАП се отразява в правилния данъчен период. Проформите остават с отделна номерация и не се смесват с данъчните документи.
Задължителни реквизити на данъчната фактура
За разлика от проформата, редовната данъчна фактура трябва да съдържа реквизитите по чл. 114 от ЗДДС, за да е валидна и да дава право на данъчен кредит:
- Пореден номер и дата на издаване.
- Наименование, адрес и ДДС номер на доставчика и на получателя.
- Количество и вид на стоката или услугата.
- Данъчна основа, ставка и размер на данъка.
- Обща сума за плащане.
Ако някой от тези реквизити липсва, получателят рискува да загуби правото си на данъчен кредит — затова автоматичното попълване от системата е реална защита срещу човешки грешки.
Ами кредитните и дебитните известия
Ако след издаването на фактура се промени договореното — например при връщане на стока, отстъпка или корекция на цена — не се преиздава самата фактура. Издава се кредитно известие (при намаление) или дебитно известие (при увеличение), което препраща към първоначалната фактура. Известията също са данъчни документи и влизат в дневниците, докато проформата остава извън тази логика.
Често задавани въпроси
Проформа фактурата има ли ДДС?
Върху проформата може да е посочен ДДС като информация за клиента, но тя не поражда данъчно задължение и не се вписва в дневниците. Данъкът става изискуем при данъчното събитие или при плащане на аванса.
Мога ли да осчетоводя проформа фактура?
Не. Проформата не е счетоводен документ. За осчетоводяване и данъчен кредит ви трябва редовна данъчна фактура.
Задължителна ли е отделна номерация на проформите?
Данъчните фактури имат непрекъсната хронологична номерация. Добра практика е проформите да ползват отделна поредица, за да не се смесват с данъчните документи.
Кога проформата се превръща във фактура?
Когато доставката е извършена или клиентът е платил аванс. Тогава издавате данъчна фактура в срок до 5 дни.
Издавайте фактури без грешки
Спестете си ръчното пренаписване и объркването между документи. Вижте как работи фактурирането във Finsense и тествайте 14 дни безплатно — с проформи, автоматично преобразуване и коректна ДДС отчетност.
